Engagerende kommunikation skaber et følelsesmæssigt bånd til dit events gæster

Events er mere end festivaler. Events er også markeder, sommerrevyer, folkemøder, byfester, sportsstævner og andre arrangementer, der lever af gæster – og gerne nogle engagerede af slagsen.

Den gode nyhed er, at dit event er tæt på at være en succes, hvis du og dit team får skabt en følelsesmæssig relation til jeres målgrupper. Den mindre gode er, at det tager lang tid og ikke kommer af sig selv. Til gengæld er det ret nemt at komme i gang med arbejdet.

Jeg har arbejdet med forskellige events som Tinderbox, H.C. Andersen Festivals, Det Fynske Dyrskue og VM i triatlon, men også med TV 2-produktioner som ’Vild med dans’, håndbold- og fodboldslutrunder og OL i London. Målet har altid været det samme: at skabe opmærksomhed og ’sælge billetter’.

Tag det alvorligt. Tidligt.

Så snart I begynder at arbejde med et event, skal I også tænke kommunikation. Der er nemlig en del trin, I skal igennem for at påvirke folks handling.

Først skal I skabe opmærksomhed for at opbygge et kendskab. Derefter skal I sikre, at jeres målgrupper får viden om jeres event, så de får en forståelse for og accept af eventet. Og først derefter kan I reelt påvirke adfærden og få dem til at købe billet eller dukke op.

Et af de væsentligste greb er, at I får formuleret en kernefortælling for jeres event. Kernefortællingen samler eventets styrker og særlige karakteristika og bliver retningsgivende for eventets kommunikation og markedsføring.

Læg en plan. Med årshjul og mange kanaler.

Med kernefortællingen i hånden skal I lægge en plan for jeres kommunikation, så I evner at fange målgruppernes opmærksomhed mange gange og på mange platforme.

Jeres kanaler skal afstemmes med de målgrupper, som jeres event henvender sig til. De er helt sikkert på sociale medier, men I vil også skulle kommunikere via en hjemmeside og i medierne.

Og så er det vigtigt, at I ikke ser jeres event som noget, der kun foregår tre dage hvert år. Noget af det vigtigste er at få det til at leve videre, efter at det er slut. Derfor bør I lave et årshjul for kommunikationen: byg op til eventet i månederne før, sæt lyd, ord, billeder og følelser på undervejs, og saml op med tilbageblik i tiden efter.

Udfordringen for mange events er de 6-8 måneder, der typisk går, fra det ene event er overstået, til man for alvor kan bygge op til det næste. Her er der hjælp at hente i kernefortællingen.

Interager med jeres gæster. Gør dem til en del af historien.

I skal skabe et miljø, hvor jeres målgrupper kan interagere og dele deres tanker om og idéer til eventet. Et miljø, hvor gæsterne bliver en del af historien.

Det er sværest det første år: her skal I tænke i, hvad der er relevant for jeres målgrupper at vide for at lokke dem med. De skal lære jeres event at kende og vide præcis, hvad de får.

Sagt på en anden måde skal I skabe nogle forventninger hos jeres målgrupper, for herigennem kan I skabe et følelsesmæssigt bånd. Lykkes det, er I godt på vej til at skabe loyale ambassadører.

Tænk medierne ind. Opbyg relationer.

De gæster, I gerne vil have til at besøge jeres event, er også forbrugere af eksterne medier. Derfor bør I lægge en PR-strategi for jeres event.

Start med at stille jer selv en række spørgsmål: Hvilke medier ser, hører og læser vores målgrupper? Hvad har vi af historier, der passer ind i de pågældende medier? Kan vi planlægge vores nyheder, så de ligger godt spredt over hele perioden mellem to events?

I bør også danne relationer med journalister på de vigtigste medier. Er det en musikfestival, bør I skabe kontakt med musikjournalister og anmeldere, mens det for alle events gælder om at få et godt netværk hos de lokale medier.

Husk det ubehagelige. Så er I forberedt.

Den interne kommunikation til medarbejdere, stadeholdere og optrædende er vigtig at huske. Og så er der det, der er lidt kedeligt at snakke om, men som kan være forskellen på succes eller ej: en snak om de ting, der kan gå galt, og hvordan de i så fald skal kommunikeres. Dårligt vejr, svigtende billetsalg, aflysninger, kritik fra gæster og alvorlige ulykker.

Forhåbentlig får I ikke brug for det, men hvis først uheldet er ude, står I meget bedre rustet, hvis I er forberedt.